5 Điều Bạn Cần Biết Về Kỹ Năng Làm Việc Chuyên Nghiệp Trước Khi Bước Vào Kỳ Thực Tập BIG4

Trở thành thực tập sinh của các công ty kiểm toán, đặc biệt là BIG4 là mục tiêu của nhiều sinh viên ngành Kế toán – Kiểm toán – Tài chính. Tuy nhiên, đỗ vào BIG4 chỉ là điểm khởi đầu. Làm thế nào để bạn “ sống sót” và được giữ lại sau kỳ thực tập lại là một câu chuyện khác. Rất nhiều bạn đã không chịu nổi áp lực “mùa bận”, áp lực từ việc mất cân bằng cuộc sống, để rồi phải đi tìm một lối đi khác ngay sau kỳ thực tập tại BIG4.

Thông qua phỏng vấn rất nhiều anh/ chị đã từng thực tập tại BIG4, SAPP Academy đã tìm ra 5 kỹ năng cần có của một thực tập sinh kiểm toán chuẩn bị sẵn sàng trước khi bước vào kỳ thực tập.

1. Chuyên môn

Để có thể trúng tuyển vào một công ty BIG4, bạn hẳn đã phải chuẩn bị rất nhiều và học tập rất chăm chỉ ở trường Đại học. Tuy nhiên, để hoàn thành xuất sắc kỳ thực tập, ngoài việc có kiến thức chuyên môn vững vàng, bạn cũng phải có tư duy nghề nghiệp tốt, thành thạo các kỹ năng làm các phần hành cũng như biết cách sắp xếp, thu thập bằng chứng kiểm toán. Đây là những kỹ năng then chốt mà hầu như các thực tập sinh kiểm toán đều thiếu, khiến họ gặp vô vàn khó khăn trong quá trình thực tập.

• Tư duy hành nghề: Kiểm toán là một nghề khá đặc thù nên bạn cần có kiến thức chuyên môn vững vàng và cái nhìn bao quát tổng hợp. Một kiểm toán giỏi cần có kiến thức chuyên sâu về kế toán để có thể nắm bắt được tư duy làm việc của kế toán viên, từ đó hiểu được cả thủ thuật kế toán có thể áp dụng nhằm giảm thiểu rủi ro kiểm toán. 

  Khi nhìn vào bức tranh tổng thể về hiệu quả hoạt động của một doanh nghiệp (Báo cáo Tài chính) kiểm toán viên cần xác định những công việc, phần hành có khả năng tiềm tàng nhiều rủi ro.  Từ đó, kiểm toán viên sẽ lên kế hoạch chọn mẫu thích hợp để có thể tiết kiệm thời gian chi phí mà vẫn đạt hiệu quả cao nhất. Là một thực tập sinh, cách nhanh nhất để các bạn có thể học tư duy hành nghề là xem cách làm việc, tiếp cận, đánh giá rủi ro của các Senior và Manager hoặc tham gia các buổi Pre - meeting.

• Kỹ năng làm các phần hành, trình bày số liệu trên working paper: Trong quá trình thực tập, kiến thức kế toán kiểm toán học được trong trường Đại học rất cần thiết, nhưng chưa đủ. Bởi lẽ, bạn sẽ phải áp dụng những kiến thức đã học vào quá trình làm việc thực tế và báo cáo lại kết quả cho trưởng nhóm. Vì vậy, các bạn nên học cách trình bày các phần hành đơn giản trên Working Paper một cách khoa học và cẩn thận. Các phần hành thường được giao cho thực tập sinh (như phần hành tiền, phần hành chi phí trả trước & trích trước…) thường khá đơn giản nhưng chiếm một tầm quan trọng nhất định trong quá trình kiểm toán của cả nhóm. Việc trình bày Woking Paper khoa học không chỉ giúp cuộc kiểm toán tốn ít thời gian và công sức hơn mà còn giúp bạn nhận được sự tin tin tưởng, tín nhiệm từ cấp trên và đồng nghiệp.

Ngoài hiểu được nguyên tắc kế toán của những phần hành này, các bạn còn phải biết trình bày kết quả kiểm toán trên Working Paper để báo cáo lại với sếp và thảo luận với team. Vì vậy, việc học hỏi từ đồng nghiệp và các anh chị đi trước để có cách trình bày Working Paper khoa học dễ hiểu là một điều cần thiết. Hơn nữa, bạn nhớ rằng không nên ôm đồm quá nhiều việc và hãy kiểm tra kỹ các Working Paper thật kỹ trước khi nộp cho cấp trên.

• Thu thập bằng chứng kiểm toán: Thu thập bằng chứng kiểm toán bao gồm 2 công việc chính:

• Kiểm tra chứng từ: Kiểm tra chứng từ là công việc thường được giao nhất cho thực tập sinh. Bạn sẽ được giao cho một danh sách các giao dịch và tài liệu tương ứng và phải check lại để đảm bảo các tài liệu này chính xác và được sắp xếp hợp lý. Công việc này tuy được giao cho thực tập sinh nhưng thực tế rất quan trọng vì việc thu thập bằng chứng không chính xác sẽ khiến kiểm toán viên kết luận sai về các khoản mục trên BCTC của khách hàng, ảnh hưởng nghiêm trọng đến khách hàng, đến công ty kiểm toán, nghiêm trọng hơn có thể gây ra một số trách nhiệm pháp lý với kiểm toán viên.

• Photo tài liệu: Khi thực tập, các bạn sẽ được giao nhiệm vụ photo tất cả tài liệu thu thập được để làm bằng chứng và đối chiếu khi cần thiết. Vì lượng tài liệu cần photo rất lớn, việc biết cách photo và sắp xếp tài liệu hợp lý, dễ tìm là điều tối quan trọng.

2. Phong cách ăn mặc

Ấn tượng đầu tiên về một con người luôn là khuôn mặt và trang phục. Một người ăn vận chỉn chu, chắc chắn sẽ tạo nên một phong thái chuyên nghiệp hơn một nhân viên ăn mặc lôi thôi, nhếch nhác. Kiểm toán là một ngành cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, gặp gỡ nhiều đối tượng khách hàng doanh nghiệp. Vì vậy, các kiểm toán viên phải thể hiện sự chuyên nghiệp của mình từ chuyên môn, kỹ năng mềm và cả ngoại hình.

Khi vào một công ty kiểm toán, bạn nên định hình phong cách của riêng mình sao cho vừa lịch sự, vừa thể hiện được dấu ấn cá nhân của mình. Hãy chú ý nhiều hơn đến các loại trang phục, đầu tóc, cách phối đồ. Chi tiết hơn, có thể là cách phối màu giữa các trang phục, phụ kiện và lựa chọn mùi hương. Chọn trang phục phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh cụ thể là một kỹ năng mềm cần thiết mà các nhân viên công sở nói chung và các kiểm toán viên nói riêng cần phải có.

Gợi ý cách lựa chọn trang phục và phối đồ cho các dịp sự kiện: 

• Trong các sự kiện quan trọng như đi gặp khách hàng, meeting, mọi người thường mặc quần tây, áo vest có 2 hoặc 3 cúc, sơ mi trắng và giày tây. Màu sắc chủ đạo của trang phục là 2 màu đen và trắng, không thể thiếu và hầu như không có màu sắc nào khác.
• Trang phục đi làm thường ngày của nhân viên BIG4 là áo sơ mi có cổ với quần âu hoặc chân váy, màu sắc tự do, nhưng vẫn phải trang trọng, lịch sự, không lòe loẹt.
• Với các ngày thứ 6 trong tuần, nhân viên có thể ăn mặc thoải mái, nhưng vẫn phải đảm bảo tính chỉn chu, lịch sự.

3. Giao tiếp

Trong quá trình đi thực tập, có 3 nhóm đối tượng mà các bạn cần phải gây ấn tượng tốt, đó là: quản lý, đồng nghiệp và khách hàng. Quan hệ tốt với những nhóm đối tượng này không chỉ giúp bạn được mọi người yêu quý, có cơ hội thăng tiến trong tương lai mà còn tạo những điều kiện thuận lợi khi bạn muốn ra khỏi ngành. Vì vậy, với từng đối tượng cụ thể, hãy tìm cho mình cách giao tiếp thông minh và có chiến lược, từ đó, gây dựng mạng lưới các mối quan hệ rộng rãi cho chính bản thân mình.

Thông thường, trong môi trường công sở nói chung và các công ty kiểm toán nói riêng, có 2 cách giao tiếp chủ yếu:

• Bằng lời nói: Giao tiếp bằng lời nói bao gồm: giao tiếp trực tiếp và giao tiếp qua điện thoại. Phương thức này có ưu điểm là nhanh, tiện lợi. Tuy nhiên, khi giao tiếp với khách hàng bằng phương thức này sẽ khó lưu lại bằng chứng kiểm toán.

• Bằng văn bản: bao gồm giao tiếp qua email, báo cáo. Hình thức này trang trọng hơn và tạo nên những bằng chứng cụ thể nên được ưa chuộng trong các công ty kiểm toán. Trong đó, viết email là hình thức phổ biến nhất. Vì vậy, hãy luyện tập cách viết email, báo cáo thành thạo, chuyên nghiệp, cẩn thận để có thể giao tiếp tốt nhất với lãnh đạo, đồng nghiệp, khách hàng. Từ đó, bạn sẽ có những cuộc kiểm toán hiệu quả.

Mỗi phương pháp có những ưu và nhược điểm riêng. Vì vậy, bạn nên tùy vào hoàn cảnh, địa điểm và đối tượng cụ thể để sử dụng những phương pháp phù hợp. Nghệ thuật giao tiếp cần một quá trình học hỏi lâu dài. Vậy bạn hãy cố gắng học tốt nghệ thuật này ngay khi mới bắt đầu đi làm, để tạo ấn tượng tốt không chỉ với khách hàng mà còn với sếp và đồng nghiệp các bạn nhé!

4. Kỹ năng Excel

Kỹ năng Excel là một kỹ năng không thể thiếu đối với kiểm toán viên. Càng thành thạo Excel bao nhiêu, các bạn càng làm Working Paper nhanh bấy nhiêu và càng được các trưởng nhóm tin tưởng. Vì vậy, trước khi bắt đầu kỳ thực tập, bạn hãy xem lại các hàm thông dụng trong phân tích và xử lý dữ liệu kế toán và các thao tác sử dụng phím tắt. Kỹ năng Excel giúp kiểm toán viên xử lý các bộ số liệu đồ sộ của các công ty một cách khoa học, chuyên nghiệp với thời gian ít nhất. 

5. Kỹ năng khác

Với nghề kiểm toán, ngoài một phần nhỏ thời gian làm việc ở văn phòng, các bạn sẽ phải đi jobs (đến các công ty khách hàng để tiến hành kiểm toán) rất nhiều. Vì vậy, bên cạnh những kỹ năng văn phòng như trên, các bạn cần có “kỹ năng sống sót” ở những nơi xa lạ. Hãy cố gắng tạo cho mình thói quen chuẩn bị tài liệu, tư trang đầy đủ trước mỗi lần đi jobs, tự tìm hiểu cách đặt vé máy bay, vé xe, vé tàu và sử dụng các app, các trang web để tìm cho mình chỗ nghỉ ngơi, ăn uống lý tưởng nhất.

Công việc kiểm toán tuy vất vả, bận bịu, nhưng cũng cho bạn những trải nghiệm, cơ hội quý giá để đi thăm thú những vùng đất mới, những con người mới. Do đó, hãy tập hưởng cơ hội này để làm giàu kiến thức và kinh nghiệm của bản thân nhé!

6. Lời kết

BIG4 không chỉ làm nên những con người có tư duy nhạy bén, chuyên môn vững vàng, mà còn là một môi trường tuyệt vời để bạn rèn giũa kỹ năng mềm của mình. Do đó, bạn có thể coi kỳ thực tập này là một cơ hội học hỏi, một quá trình không thể thiếu trên con đường đi tới thành công. Để rồi, sau kỳ thực tập, bạn sẽ rất tự hào khi nhìn lại chặng đường nỗ lực làm việc và thấy mình đã thay đổi tích cực như thế nào nhé.

>>> Xem thêm:

• 5 Câu Hỏi Bạn Cần Đặt Ra Trước Khi Đi Thực Tập Kiểm Toán.

• 4 Lầm Tưởng Của Thực Tập Sinh Về Kỳ Thực Tập Kiểm Toán Tại BIG4.

• Các Tiêu Chí Đánh Giá Nhân Sự Sau Kỳ Thực Tập Tại BIG4. 

Đăng ký tư vấn lộ trình thi tuyển BIG 4