Thiếu kỹ năng Excel, Kỳ thực tập kiểm toán sẽ khó khăn như thế nào?

Hiện nay, kỹ năng Excel được coi là một trong những kỹ năng cơ bản cần thiết nhất giúp các bạn sinh viên kiểm toán có thể tự tin ứng tuyển, cũng như thành công trong kỳ thực tập kiểm toán sắp tới. Vậy cùng bạn Hoàng Thu Trang - Thực tập sinh Core Assurance tại EY tìm hiểu xem nếu thiếu kỹ năng Excel, kỳ thực tập kiểm toán sẽ khó khăn như thế nào?

Thiếu kỹ năng Excel, Kỳ thực tập kiểm toán sẽ khó khăn như thế nào?

1. Chào bạn, bạn có thể giới thiệu đôi chút về bản thân?

Xin chào các bạn, mình là Hoàng Thu Trang, thực tập sinh Core Assurance của công ty TNHH Ernst & Young Việt Nam kỳ Internship 2020 vừa rồi và chuẩn bị trở thành nhân viên chính thức. 

2. Theo bạn, nếu thiếu kỹ năng Exel thì kỳ thực tập kiểm toán sẽ khó khăn như thế nào?

Như các bạn đã biết, bên cạnh kiến thức chuyên môn về Kế toán, Kiểm toán, kỹ năng sử dụng Excel là kỹ năng rất cần thiết đối với các bạn sinh viên, nhất là đối với những bạn có mục tiêu ứng tuyển vào các công ty hàng đầu về dịch vụ Kiểm toán như BIG4/NonBIG.

Nếu như trong quá trình ứng tuyển, những đánh giá về kỹ năng Excel của bạn trong CV là một điểm cộng để các bạn được nhà tuyển dụng đánh giá cao hơn thì trong thời gian 3 tháng thực tập, Excel chính là công cụ giúp bạn “sống sót” qua mùa bận. 

Trong quá trình mình làm việc, toàn bộ file working paper để nộp lên cho các anh chị đều là file Excel. Đó không chỉ là kết quả thể hiện toàn bộ kết quả làm việc của bạn mà còn là là tiêu chí để các anh chị senior đánh giá năng lực và kỹ năng làm việc của bạn.

Hơn nữa, trong thời gian đỉnh điểm mùa bận, các anh chị senior sẽ có rất ít thời gian để coaching cho các thực tập sinh về những kỹ năng mềm như vậy. Hầu như toàn bộ thời gian sẽ được dành ra để thảo luận về rủi ro, các thủ tục, các tình huống phát sinh trong quá trình làm việc. Do đó, việc bạn đã chủ động nắm vững kỹ năng Excel sẽ giảm tối đa thời gian hoàn thành công việc. Và thời gian chính là nguồn lực khan hiếm nhất trong mùa bận của kiểm toán.

Mình biết rất nhiều bạn có tâm lý chủ quan là sẽ được training sau khi bước vào quá trình thực tập. Nhưng vào mùa bận sẽ rất khó khăn nếu bạn vừa phải làm quen với rất nhiều kiến thức chuyên môn thực tế (mà mỗi job lại có đặc thù khác nhau), mà lại vừa phải tự mày mò, làm quen và vật lộn với từng phím tắt, hàm tính một. 

Vì vậy lời khuyên mà mình muốn gửi đến các bạn là: Để hoàn thành ký thực tập kiểm toán và được đánh giá cao, hãy học Excel dành riêng cho kiểm toán trước khi bắt đầu vào kỳ thực tập.

3. Vậy bạn đã bắt đầu trang bị kỹ năng Excel như thế nào? 

Mình đã chia kỹ năng Excel ra làm 2 phần cơ bản: Kỹ năng Excel căn bản (sử dụng phím tắt, tạo biểu đồ, dùng các hàm cụ thể…) và Kỹ năng Excel áp dụng (dùng các kỹ năng đó trong quá trình làm việc thực tế).

3.1. Kỹ năng Excel căn bản

Kỹ năng Excel cơ bản sẽ bao gồm 3 cấu phần nổi bật: Dùng phím tắt, tạo biểu đồsử dụng các hàm. Dùng phím tắt sẽ giúp các bạn tiết kiệm được rất nhiều thời gian trong quá trình làm working paper. Tạo biểu đồ giúp hỗ trợ visualize các số liệu, giúp người xem có khả năng nhìn tổng quan và phát hiện điểm bất thường. Sử dụng các hàm thuần thục giúp các bạn tính toán và xử lý số liệu hiệu quả.

Với phím tắt, các phím tắt căn bản các bạn cần quan tâm chính là bôi dọc, bôi ngang, đổ màu, cài đặt định dạng màu có điều kiện, thêm dòng, bớt dòng, tạo bộ lọc, hợp nhất các ô, chuyển giữa các tab hoặc các ô trong cùng một trang… Việc học phím tắt không quá tốn thời gian và khá cơ bản, các bạn có thể dễ dàng học trên mạng hoặc các bạn có thể tham khảo cuốn sách 200 Phím tắt Excel cho PC và Mac của SAPP.

Với các biểu đồ căn bản, các bạn nên hiểu rõ chức năng của từng loại biểu đồ để sử dụng hiệu quả nhất. Ví dụ, biểu đồ hình tròn sẽ chỉ cấu phần tốt nhất, biểu đồ đường thể hiện biến động qua thời gian, biểu đồ phân tán thể hiện độ lệch chuẩn… Việc sử dụng màu sắc cho biểu đồ cũng rất quan trọng, các bạn nên dùng màu trùng với template file working và màu đại diện của firm mình để tạo tính nhất quán và đặc trưng.

Các hàm trong Excel mà cá nhân mình thấy rất hữu dụng và các bạn nên nằm lòng bao gồm sumifs (tính tổng có điều kiện), vlookup/ hlookup (tìm trị giá dữ liệu có điều kiện), left (rút gọn số lượng ký tự), sum (tính tổng)... Sumifs có thể nói là hàm được sử dụng nhiều nhất trong quá trình làm file working paper. Các hàm cơ bản các bạn nên tự thực hành để làm quen trước.

3.1. Kỹ năng Excel áp dụng

Sau khi nắm chắc các công cụ của Excel trong tay, mình đã áp dụng các công cụ này trong quá trình làm việc thực tế.

Các phím tắt căn bản như đã kể trên sẽ giúp bạn thao tác nhanh hơn. Ví dụ có những file working có đến hơn 12 sheets (chưa kể các sheets đã ẩn), mỗi sheet có khoảng vài trăm dòng. Nếu so sánh với việc di chuột trỏ từng dòng thì việc ấn phím tắt sẽ tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều.

Các biểu đồ cũng sẽ được sử dụng với các phần hành đầu P/L, nói cách khác là các khoản mục Doanh thu và chi phí. Biểu đồ tròn dùng để theo dõi cấu phần của từng loại sản phẩm trong tổng doanh thu, cấu phần chi phí… Biểu đồ đường dùng để so sánh biến động doanh thu với tương quan chi phí trong năm hoặc so với cùng kỳ. Việc sử dụng biểu đồ có hiệu quả nhất trong quá trình tiến hành thủ tục phân tích (Analytical Review) để theo dõi biến động, từ đó tìm ra điểm rủi ro để tiến hành kiểm tra chi tiết. Đối với các bạn Intern, các bạn sẽ được giao các phần hành doanh thu khác, chi phí khác, chi phí bán hàng và chi phí quản lý chung… Việc sử dụng thành thạo công cụ tạo biểu đồ sẽ giúp các bạn có những working paper hiệu quả nhất.

Như đã nói ở trên, Sumifs với mình là một công cụ “thần thánh”, vì nó giúp các bạn tiến hành đối chiếu giữa sổ nhật ký chung (General Ledger) và số liệu trên báo cáo của khách hàng. Thủ tục đối chiếu này cực kỳ quan trọng vì nó đảm bảo sổ nhật ký chung - nơợi bạn thực hiện các thủ tục sau chính xác. Ngoài ra, các hàm khác cũng sẽ được sử dụng thường xuyên trong quá trình làm working paper.

4. Bạn có lời khuyên nào dành cho các bạn sinh viên chuẩn bị đi thực tập Kiểm toán?

Tóm lại, việc thành thạo kỹ năng Excel đã khó và để áp dụng nó vào trong quá trình làm các phần hành kiểm toán còn khó hơn. Cách tốt nhất là bạn nên đồng thời học Excel và cách áp dụng vào các phần hành. Nhưng các khóa học Excel văn phòng thông thường sẽ khó có thể giúp bạn trải nghiệm cảm giác khi làm phần hành kiểm toán như trong quá trình đi thực tập thực tế. Vì vậy, các bạn có thể tham khảo các khóa học chuyên về Kiểm toán thực hành trên Excel. Thông thường, các khóa này sẽ được thiết kế theo từng phần hành, giống như trong quá trình thực tập tại BIG4 vậy. Nhờ vậy, ngoài việc trau dồi lại các kiến thức chuyên môn về Kiểm toán, cách học kiểu này sẽ khiến các bạn đỡ bỡ ngỡ khi đi làm thực tế.

Với mình, quá trình thực tập vừa rồi khá suôn sẻ vì mình đã tham gia Khóa học  kiểm toán thực hành trên Excel Online tại SAPP do giảng viên Đoàn Huy Tuấn - Trưởng nhóm kiểm toán EY dạy. Cá nhân mình rất thích cách anh Tuấn chia sẻ về những câu chuyện thực tế của anh trong quá trình làm việc của EY. Từ những chia sẻ đó, mình càng có động lực học tập và chủ động hơn trong suốt ba tháng thực tập.

Kỹ năng Excel quả thật rất khó. Tuy nhiên, mình tin rằng nếu các bạn thật sự yêu thích và có cách học đúng đắn, các bạn sẽ dễ dàng trở nên thành thạo, sử dụng máy tính không cần dùng chuột sau ba tháng thực tập :D Chúc các bạn có kỳ thực tập kiểm toán thành công!


TÌM HIỂU THÊM: KHÓA HỌC KIỂM TOÁN THỰC HÀNH TRÊN EXCEL ONLINE

Khóa Kiểm Toán Thực Hành Trên Excel